Privacy

Privacy statement Commissie Onderzoek Interlandelijke Adoptie in het verleden

 Doel verwerking persoonsgegevens

De commissie verwerkt persoonsgegevens om de taken uit te voeren die haar zijn opgedragen bij het Instellingsbesluit van de Minister voor Rechtsbescherming van 18 april 2019, nr. 2569840, Stcrt.2019, 23086.

De commissie doet dit met inachtneming van het informatieprotocol op grond van artikel 7 van het Instellingsbesluit. Dat betekent bijvoorbeeld dat de inhoud van het rapport van de commissie niet herleidbaar is tot individuele personen.

De commissie doet onderzoek op systeemniveau naar de zaken zoals opgenoemd in artikel 2, lid 2 van het Instellingsbesluit. Het onderzoek van de commissie is niet gericht op individuele geadopteerden of ouders. De commissie doet dus geen onderzoek in en naar individuele adoptiedossiers, bijvoorbeeld om geadopteerden te ondersteunen bij persoonlijke zoektochten naar hun identiteit, of in verband met aansprakelijkstellingen door geadopteerden of andere betrokkenen.

Dit privacy statement heeft betrekking op de verwerking van gegevens

  • die door betrokkenen eigener beweging aan de commissie zijn verstrekt;
  • uit dossiers die aan de commissie op haar verzoek ter beschikking zijn gesteld;
  • uit gesprekken met de commissie

Verantwoordelijke

De commissie is de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, sub 7, van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat de commissie beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier. De commissie is verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze in overeenstemming met de AVG.

Persoonsgegevens

De commissie verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

De commissie verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen in het kader van haar onderzoek. Dat zijn interlandelijk geadopteerden, juridische ouders en overige juridische familieleden, biologische ouders en biologische familieleden, geraadpleegde deskundigen op het vlak van interlandelijke adoptie en personen die op enigerlei wijze in het verleden een rol hebben gespeeld bij beleidsvorming en uitvoering op het vlak van interlandelijke adoptie.

De commissie registreert de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van contactpersonen. De commissie registreert deze gegevens om contact te kunnen opnemen in het kader van haar onderzoek.

Grondslag van de verwerking

De commissie baseert het gebruik van deze persoonsgegevens op artikel 6, eerste lid, onder e, van de AVG jo. artikelen 55 en 57 AVG. Op grond hiervan is het toegestaan deze gegevens te verwerken als dat noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang.

Wijze van verwerking

De commissie verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, en treft daarbij zodanige maatregelen dat de risico’s voor rechten en vrijheden van betrokkenen effectief en adequaat worden beperkt, zoals het opleggen van een geheimhoudingsplicht aan de commissieleden en aan alle anderen die in opdracht van de commissie kennisnemen van de dossiers. In de stukken die binnen de commissie worden opgesteld en gewisseld worden zo min mogelijk persoonsgegevens opgenomen, wordt de toegang van derden tot de te onderzoeken dossiers en op te stellen stukken zoveel mogelijk beperkt en worden de dossiers nadien niet langer bewaard dan nodig voor het doel van het onderzoek. Indien de commissie verzoekt om inzage in individuele adoptiedossiers geschiedt dit onder toezicht van degene die de dossiers beheert. Uit deze ter inzage gegeven individuele dossiers wordt niet gekopieerd door de commissie.

Beveiliging persoonsgegevens

Artikel 32 van de AVG verplicht de commissie om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking daarvan tegen te gaan. De commissie zorgt daarom voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Zo worden (persoons)gegevens tijdens verzending versleuteld en vindt de verzending van (persoons)gegevens plaats via een beveiligde verbinding. Ook draagt de commissie er zorg voor dat de persoonsgegevens volgens de geldende stand der techniek door middel van passende technische en organisatorische maatregelen worden beveiligd.  Daarnaast is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot daartoe bevoegde medewerkers van de commissie. Deze medewerkers hebben alleen toegang tot deze persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.

Bewaartermijn persoonsgegevens

De commissie bewaart persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking of zo lang als op grond van de Archiefwet is vereist. Conform artikel 14 van het Instellingsbesluit wordt het archief van de commissie na afloop van het onderzoek overgebracht naar het archief van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Het beheer van het archief vindt plaats met inachtneming van de in het Informatieprotocol aangegeven vertrouwelijkheid. Indien de vertrouwelijkheid daartoe noopt kunnen nadere afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de minister omtrent het beheer en de toegankelijkheid van het archief van de commissie na overdracht ervan.

Gespreksverslagen

De commissie kan personen uitnodigen voor een gesprek waarvan een verslag wordt gemaakt. Gespreksverslagen worden slechts gebruikt als informatie voor het onderzoek, worden niet openbaar gemaakt en maken geen onderdeel uit van het eindrapport van de commissie. De gespreksverslagen vormen onderdeel van het archief van de commissie. Na afloop van het onderzoek zal de commissie het archief aan het ministerie van Justitie en Veiligheid overdragen. Bij de overdracht zal de commissie de gespreksverslagen verzegelen.  Vervolgens is de Minister verantwoordelijk voor de archivering van de stukken op grond van de Archiefwet 1995. Na de verplichte bewaartermijn zullen de gespreksverslagen onder beperkte openbaarheid worden overgedragen aan het Nationaal Archief.

 Uw privacy rechten

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft u een aantal privacy rechten.

  • Recht op inzage

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG). Als u wilt weten welke persoonsgegevens de commissie van u verwerkt, dan kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen. De commissie behandelt uw verzoek in beginsel binnen een maand.

  • Recht op rectificatie

Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen (artikel 16 AVG). Dit is het recht op rectificatie.

  • Recht op vergetelheid

U kunt, in een aantal gevallen, aan de commissie vragen om uw gegevens te wissen (artikel 17 AVG). Dit is het recht op vergetelheid.

  • Recht op dataportabiliteit

U kunt een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens) als de commissie uw gegevens verwerkt omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met u uit te voeren (artikel 20, eerste lid onder a, AVG). Let op: dit geldt alleen voor gegevens die de commissie digitaal verwerkt, dus niet voor papieren bestanden.

Het recht op dataportabiliteit geldt niet wanneer de verwerking van uw gegevens noodzakelijk is voor de commissie om haar taak van algemeen belang te vervullen. En ook niet wanneer de commissie haar openbare taken uitoefent of aan een wettelijke verplichting voldoet (artikel 20, derde lid AVG). Dit betekent dat u bijvoorbeeld géén beroep kunt doen op het recht op dataportabiliteit bij gegevens die de commissie verwerkt tijdens een onderzoek.

  • Recht op beperking van de verwerking

U kunt de commissie vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken (artikel 18 AVG). Dit is het recht op beperking van de verwerking.

  • Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens door de commissie. Dit is het recht van bezwaar.

  • Verzoek doen

U kunt uw verzoek schriftelijk sturen aan:

Commissie Onderzoek Interlandelijke Adoptie in het verleden

Postbus 95404

2509CK Den Haag

Of per mail aan: secretariaat@commissieonderzoekinterlandelijkeadoptie.nl