Er zijn veel redenen waarom u, als ondernemer, de naam van uw bedrijf zou willen veranderen. Misschien komt de naam die je al die jaren geleden hebt gekozen niet overeen met wat je nu doet. Misschien heb je een marketingexpert ingehuurd die erop wees dat je bedrijfsnaam gewoon geen mensen binnenhaalt. Misschien schendt de naam een handelsmerk en moet je het veranderen – of anders. Wat de reden ook is, het wijzigen van de naam van uw bedrijf hoeft niet moeilijk te zijn, maar u moet wel
stip je i’s en kruis je t’s” vroeg om dure reparaties onderweg te voorkomen. Hier zijn een paar dingen om te overwegen:
De staatssecretaris
Het wijzigen van de naam van uw bedrijf loopt steevast via het kantoor van de staatssecretaris van de staat waarin het bedrijf is opgericht. De eerste stap omvat het toezenden van een wijzigingsformulier aan de staat (gewoonlijk “Artikelen van wijziging” genoemd). Zolang er nog geen bedrijf is dat die naam gebruikt en zolang de naam geen staatsspecifieke regels schendt, zal de staat de update verwerken en zal uw bedrijf in de toekomst wettelijk onder die naam bekend staan.
Wanneer u klaar bent om de naam van uw bedrijf bij te werken, kunnen wij u helpen! Lees hier meer over onze artikelen van wijzigingsdiensten!
Veel mensen denken dat dit het einde van het proces is … maar wacht … er is meer!
De Belastingdienst
Het bijwerken van de naam van uw bedrijf met de IRS is belangrijk omdat de IRS-systemen inkomsten moeten herkennen die uw bedrijf heeft ontvangen om onnodige audits later te voorkomen. Het is ook belangrijk omdat een aantal derde partijen uw bedrijfsinformatie verifiëren met behulp van een database die wordt onderhouden door de IRS en gerelateerde federale instanties – dus het is alleen voordelig voor u om de bedrijfsnaam bij de IRS te wijzigen wanneer de tijd daar is.
Hoe u de naam van uw bedrijf bij de IRS wijzigt, hangt af van hoe uw bedrijf wordt belast. Hier is een handig “spiekbriefje” voor hoe en wanneer de IRS moet worden bijgewerkt:
| Bedrijfstype | Fiscale positie | Formulier naar bestand | Wanneer bestand? |
| bedrijf | Subhoofdstuk C Corp | Formulier 1120 | Belastingtijd (varieert afhankelijk van het fiscale jaar van het bedrijf) |
| bedrijf | Subhoofdstuk S Corp | Formulier 1120-S | Belastingtijd (meestal vóór 15 maart van het volgende jaar) |
| Naamloze vennootschap (LLC) | Buiten beschouwing gelaten entiteit | Basisbrief | Zo snel mogelijk na het wijzigen van de naam |
| Naamloze vennootschap (LLC) | Vennootschap | Formulier 1065 | Belastingtijd (meestal vóór 15 maart van het volgende jaar) |
| Naamloze vennootschap (LLC) | Subhoofdstuk C Corp | Formulier 1120 | Belastingtijd (varieert afhankelijk van het fiscale jaar van de LLC) |
| Naamloze vennootschap (LLC) | Subhoofdstuk S Corp | Formulier 1120-S | Belastingtijd (meestal vóór 15 maart van het volgende jaar) |
Zoals u kunt zien, wordt de IRS op de hoogte gebracht van de naamswijziging meestal bij de volgende jaarlijkse belastingaangifte van het bedrijf. Er zijn vakjes om aan te vinken om een naamswijziging aan te geven (regel 4 vak 3 op formulier 1120, regel H vak 2 op formulier 1120-S en regel G vak 3 op formulier 1065). De enige opmerkelijke uitzondering is voor LLC’s die worden belast als genegeerde entiteiten. Deze LLC’s hebben doorgaans slechts één eigenaar en rapporteren hun winsten en verliezen elk jaar op de persoonlijke belastingaangifte van hun eigenaar (formulier 1040, schema C). Om de IRS op de hoogte te stellen van een naamswijziging, moeten deze LLC’s een brief schrijven aan de IRS op het adres waarnaar ze normaal hun belastingaangifte zouden sturen, om de IRS op de hoogte te stellen van de naamswijziging. De brief moet de oorspronkelijke naam van het bedrijf en het federale werkgeversidentificatienummer (EIN), de nieuwe naam en alle andere relevante informatie bevatten.
Evenzo kunnen andere hierboven genoemde soorten bedrijven de IRS op de hoogte stellen voordat hun volgende belastingaangifte komt binnen door simpelweg een brief te schrijven zoals hierboven beschreven.
Ga voor meer informatie naar de website van de belastingdienst hier.
Staatsbelastingdiensten
Het is gemakkelijk om de IRS te onthouden en de staat te vergeten – maar de meeste belastingproblemen die worden veroorzaakt door het hernoemen van een bedrijf, vinden plaats op staatsniveau. Zodra u uw bedrijfsnaam bij de IRS heeft bijgewerkt (of vooraf als u wacht tot uw volgende belastingaangifte om hen op de hoogte te stellen), moet u de specifieke procedure van uw staat volgen voor het bijwerken van de bedrijfsregistratie.
De belasting- en inkomstenafdeling van New Mexico (NMTRD) vereist bijvoorbeeld dat bedrijven formulier ACD-31015 invullen en indienen om hun bedrijfsregistratie bij te werken. U vult eenvoudig de eerste paar regels van het formulier in, ondertekent het onderaan en mailt of e-mailt het vervolgens naar NMTRD op de adressen die in de formulierinstructies worden vermeld.
Dit proces verschilt per staat, dus het is belangrijk om naar uw eigen lokale bronnen te kijken om ervoor te zorgen dat dit correct wordt afgehandeld. Zorg ervoor dat u de instructies zorgvuldig leest. Raadpleeg bij twijfel een vakman!
Andere Overwegingen
Nadat u de overheid en de belastingdienst heeft geïnformeerd, moet u het proces afronden door particuliere partijen met wie u zaken doet op de hoogte te stellen. Dit omvat uw banken, salarisadministratiediensten, leveranciers, beheermaatschappijen en klanten/klanten met wie u een doorlopende contractuele relatie hebt. Het is vooral belangrijk dat uw bank- en salarisadministratie de juiste informatie bij de hand heeft, zodat ze effectief kunnen communiceren met de IRS. Onthoud: inconsistenties leiden tot audits!
Neem vandaag nog contact met ons op om uw behoeften te bespreken en hoe wij u kunnen helpen.
Wet 4 Small Business (L4SB). Een beetje wet nu kan later veel schelen. EEN Slingshot, LLCbedrijf.
